Czas pracy kierowcy to suma okresów prowadzenia pojazdu, przerw, dyżurów i odpoczynków określonych w przepisach unijnych i krajowych. Zasady te mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa w ruchu drogowym oraz ochronę kierowców przed nadmiernym zmęczeniem. W 2026 roku nadal obowiązują limity wynikające z rozporządzenia (WE) nr 561/2006, jednak ich egzekwowanie zostało rozszerzone dzięki inteligentnym tachografom nowej generacji. W praktyce oznacza to większą precyzję kontroli i ograniczenie nadużyć związanych z czasem jazdy i odpoczynku.
Czym jest czas pracy kierowcy i co obejmuje
Czas pracy kierowcy obejmuje wszystkie czynności wykonywane w związku z przewozem drogowym, które nie są odpoczynkiem ani przerwą w pracy. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, do tego czasu zalicza się zarówno jazdę, jak i czynności związane z obsługą pojazdu, załadunkiem i rozładunkiem, formalnościami administracyjnymi oraz wszelkie inne działania wynikające z obowiązków służbowych.
Czas pracy rozpoczyna się w momencie rozpoczęcia obowiązków służbowych i kończy po zakończeniu wszystkich czynności związanych z przewozem. Do czasu pracy wliczane są również okresy, w których kierowca pozostaje w gotowości do podjęcia pracy, np. podczas oczekiwania na załadunek.
Natomiast nie zalicza się do niego odpoczynków dziennych i tygodniowych oraz przerw trwających 45 minut po 4,5 godzinach jazdy. Różnicowanie tych okresów jest kluczowe przy prowadzeniu ewidencji i rozliczaniu czasu pracy w firmach transportowych.rnych jest choćby Tachospeed, używany przez polską Policję, ITD czy Straż Graniczną.
Podstawy prawne czasu pracy kierowcy
Podstawy prawne czasu pracy kierowcy określają zarówno przepisy krajowe, jak i unijne, które mają na celu harmonizację warunków pracy w transporcie drogowym. Najważniejszym dokumentem regulującym tę kwestię w Polsce jest ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879 z późn. zm.). Ustawa ta definiuje pojęcie czasu pracy, określa normy dobowego i tygodniowego wymiaru pracy oraz zasady rekompensaty za dyżury i godziny nadliczbowe. Dodatkowo nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego kierowcy.
Drugim filarem prawnym jest rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady, które dotyczy harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego. Określa ono m.in. maksymalny dzienny i tygodniowy czas prowadzenia pojazdu, obowiązkowe przerwy oraz odpoczynki tygodniowe. Rozporządzenie to stosuje się do przewozów międzynarodowych oraz krajowych, jeśli wykonywane są pojazdami o masie powyżej 3,5 tony lub przeznaczonymi do przewozu więcej niż dziewięciu osób.
Od 2026 roku obowiązuje również nowelizacja pakietu mobilności, która doprecyzowuje zasady dotyczące tachografów inteligentnych drugiej generacji. Zmiany te mają ułatwić kontrolę czasu pracy oraz eliminować zjawisko fałszowania zapisów. W praktyce oznacza to, że każde przekroczenie limitu czasu jazdy lub skrócenie odpoczynku jest automatycznie rejestrowane i może skutkować sankcją administracyjną.
Przepisy o czasie pracy kierowców mają charakter ochronny — ich celem jest nie tylko zapewnienie bezpieczeństwa w ruchu drogowym, ale także ochrona zdrowia kierowców. Naruszenia tych zasad mogą prowadzić do odpowiedzialności zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy, a kary finansowe są wysokie i egzekwowane przez Inspekcję Transportu Drogowego.
Dzienny i tygodniowy czas prowadzenia pojazdu
Dzienny i tygodniowy czas prowadzenia pojazdu kierowcy zawodowego jest ściśle ograniczony, aby zapewnić bezpieczeństwo na drodze i chronić pracownika przed przemęczeniem. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006, maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi 9 godzin, jednak dwa razy w tygodniu można go wydłużyć do 10 godzin. Oznacza to, że w praktyce kierowca może prowadzić pojazd przez łącznie 56 godzin w tygodniu, a w okresie dwóch kolejnych tygodni – nie więcej niż 90 godzin.
Tygodniowy czas prowadzenia liczony jest w ramach tygodnia kalendarzowego lub siedmiodniowego okresu roboczego, w zależności od organizacji pracy w danej firmie transportowej. Należy przy tym pamiętać, że łączny czas pracy, obejmujący zarówno prowadzenie pojazdu, jak i inne czynności służbowe, nie może przekroczyć 60 godzin tygodniowo, a średnio w okresie czterech miesięcy – 48 godzin.
W praktyce harmonogram pracy kierowcy zawodowego uwzględnia zmianę dzienną oraz tygodniową, w której planowane są zarówno godziny jazdy, jak i obowiązkowe przerwy i odpoczynki. Przykładowo, kierowca może prowadzić pojazd 9 godzin w poniedziałek i wtorek, 10 godzin w środę, a następnie skrócić czas jazdy w czwartek i piątek, aby zachować zgodność z limitem tygodniowym.
W przypadku przekroczenia norm dziennych lub tygodniowych, kierowca oraz przedsiębiorca narażają się na sankcje administracyjne. Inspekcja Transportu Drogowego, na podstawie danych z tachografu, może wykryć przekroczenia nawet po kilku miesiącach od ich wystąpienia. Z tego powodu planowanie czasu pracy musi być prowadzone z dużą precyzją, a każde wydłużenie jazdy – odpowiednio uzasadnione i udokumentowane.
Przerwy i odpoczynki kierowcy zawodowego
Każdy kierowca zawodowy ma obowiązek odbywania regularnych przerw i odpoczynków, które gwarantują regenerację i bezpieczeństwo podczas pracy. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006, po maksymalnie 4,5 godziny prowadzenia pojazdu kierowca musi odbyć przerwę trwającą co najmniej 45 minut. Przerwę tę można podzielić na dwie części: pierwsza musi trwać co najmniej 15 minut, a druga co najmniej 30 minut. Obydwie muszą przypadać w ramach wspomnianych 4,5 godziny jazdy.
Celem wprowadzenia obowiązkowych przerw jest przeciwdziałanie zmęczeniu, które stanowi jedną z najczęstszych przyczyn wypadków drogowych w transporcie zawodowym. Przerwy nie mogą być skracane ani zastępowane innymi czynnościami służbowymi – kierowca ma w tym czasie prawo do realnego odpoczynku od prowadzenia pojazdu.
Oprócz przerw kierowcy przysługuje również odpoczynek dzienny, który wynosi minimum 11 kolejnych godzin w każdej dobie. W wyjątkowych przypadkach można go skrócić do 9 godzin, ale nie częściej niż trzy razy między dwoma odpoczynkami tygodniowymi. Odpoczynek dzienny może być również wykorzystany w dwóch częściach, pod warunkiem że pierwsza trwa co najmniej 3 godziny, a druga – co najmniej 9 godzin.
Odrębną kategorią jest odpoczynek tygodniowy, który wynosi co najmniej 45 godzin w formie regularnej lub 24 godziny w formie skróconej. Skrócony odpoczynek wymaga jednak rekompensaty w kolejnych tygodniach. Kierowca może odebrać odpoczynek w pojeździe, o ile pojazd jest wyposażony w miejsce do spania i znajduje się na postoju.
W 2026 roku obowiązują także przepisy pakietu mobilności, które doprecyzowują zasady odbierania odpoczynków poza miejscem zamieszkania. Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe muszą mieć zapewnioną możliwość powrotu do kraju co najmniej raz na cztery tygodnie, aby odebrać regularny odpoczynek tygodniowy.
Tygodniowy odpoczynek i jego skracanie
Tygodniowy odpoczynek kierowcy ma zapewnić regenerację po kilku dniach pracy i musi być odebrany w określonych odstępach czasu zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 561/2006. Każdy kierowca ma obowiązek wykorzystać co najmniej jeden regularny odpoczynek tygodniowy trwający 45 kolejnych godzin po upływie maksymalnie sześciu okresów 24-godzinnych od zakończenia poprzedniego odpoczynku tygodniowego. W wyjątkowych sytuacjach odpoczynek ten może zostać skrócony do minimum 24 godzin, jednak takie skrócenie wymaga rekompensaty.
Rekompensata musi zostać odebrana w postaci dodatkowego odpoczynku równoważnego liczbie godzin, o które odpoczynek został skrócony. Powinna zostać wykorzystana przed końcem trzeciego tygodnia następującego po tygodniu, w którym nastąpiło skrócenie. Przykładowo, jeśli kierowca skrócił odpoczynek tygodniowy z 45 do 30 godzin, musi odebrać dodatkowe 15 godzin odpoczynku w późniejszym okresie.
Regularny tygodniowy odpoczynek może być odebrany w miejscu zamieszkania kierowcy lub w miejscu wybranym przez niego, pod warunkiem że przedsiębiorca zapewni możliwość powrotu do bazy co najmniej raz na cztery tygodnie. Jest to wymóg wprowadzony przez Pakiet Mobilności, obowiązujący od 2020 roku, a w 2026 roku dodatkowo monitorowany przez tachografy inteligentne drugiej generacji.
Odpoczynek tygodniowy może być spędzany w kabinie pojazdu tylko w przypadku skróconego odpoczynku, o ile pojazd znajduje się na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania. Regularny odpoczynek tygodniowy nie może być odbierany w kabinie ciężarówki — w razie kontroli ITD lub służb zagranicznych grożą za to wysokie mandaty.
W praktyce planowanie tygodniowego odpoczynku wymaga precyzyjnego układania grafików jazdy i uwzględnienia tras międzynarodowych. Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają z oprogramowania do ewidencji, które automatycznie oblicza moment, w którym kierowca musi rozpocząć tygodniowy odpoczynek, aby uniknąć naruszeń i kar administracyjnych.
Dyżur i pozostawanie w gotowości
Dyżur kierowcy to czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, ale nie wykonuje aktywnie czynności związanych z prowadzeniem pojazdu. Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, okres ten nie jest w pełni zaliczany do czasu pracy, jednak musi być ujęty w ewidencji i odpowiednio rozliczony. Dyżur występuje najczęściej podczas oczekiwania na załadunek, rozładunek, odprawę celną lub zmianę kierowców w załodze.
Czas dyżuru różni się od przerwy tym, że kierowca wciąż pozostaje w gotowości do podjęcia obowiązków — nie jest to więc czas odpoczynku w rozumieniu przepisów unijnych. Kierowca może w tym czasie znajdować się w pojeździe, w jego pobliżu lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, oczekując na polecenia.
Jeśli w trakcie dyżuru kierowca nie wykonuje żadnej pracy, czas ten nie jest wliczany do podstawowego wymiaru godzin pracy, ale wciąż przysługuje za niego wynagrodzenie lub czas wolny. Wysokość rekompensaty ustalana jest w regulaminie pracy lub umowie, jednak zgodnie z praktyką branżową, stawka za godzinę dyżuru jest niższa niż za godzinę aktywnej pracy.
W 2026 roku nowe przepisy pakietu mobilności oraz cyfrowe systemy ewidencji (tachografy inteligentne II generacji) pozwalają dokładnie rejestrować momenty rozpoczęcia i zakończenia dyżuru. Dzięki temu pracodawca ma obowiązek wykazania, że czas pozostawania w gotowości został prawidłowo odróżniony od pracy i odpoczynku. Nieprawidłowa klasyfikacja tych okresów może prowadzić do błędów w ewidencji oraz kar nakładanych przez Inspekcję Transportu Drogowego.
W praktyce dyżur jest istotnym elementem planowania czasu pracy, zwłaszcza w transporcie międzynarodowym, gdzie kierowcy często spędzają wiele godzin na terminalach lub w kolejkach granicznych. Prawidłowe rozróżnienie dyżuru od czasu pracy ma kluczowe znaczenie przy rozliczaniu wynagrodzenia i ustalaniu średniego tygodniowego czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy kierowcy
Ewidencja czasu pracy kierowcy to obowiązkowa dokumentacja potwierdzająca rzeczywisty czas prowadzenia pojazdu, dyżurów, przerw i odpoczynków. Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję dla każdego kierowcy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub samozatrudnienia. Ewidencja stanowi podstawę do rozliczania wynagrodzeń, godzin nadliczbowych i odpoczynków, a także jest niezbędna w razie kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) lub Państwowej Inspekcji Pracy.
Od 2026 roku ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej, z wykorzystaniem danych z tachografów inteligentnych II generacji, które automatycznie zapisują momenty rozpoczęcia jazdy, przerw, odpoczynków i dyżurów. Dane te można pobierać i archiwizować w systemach ewidencyjnych, które integrują się z oprogramowaniem kadrowo-płacowym przedsiębiorstwa.
Ewidencja musi obejmować co najmniej:
- liczbę godzin przepracowanych w poszczególnych dobach,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- czas dyżuru,
- godziny nadliczbowe,
- okresy odpoczynku i przerw,
- informacje o delegacjach lub trasach międzynarodowych.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania ewidencji przez minimum 10 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. Kierowca ma prawo do wglądu w swoje dane oraz uzyskania kopii ewidencji na żądanie. Niedopełnienie obowiązku jej prowadzenia lub przedstawienia w trakcie kontroli może skutkować karą pieniężną w wysokości do 5 000 zł.
W praktyce rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy pozwala uniknąć niezgodności między zapisami tachografu a dokumentacją pracowniczą. Nowoczesne systemy ewidencyjne umożliwiają także automatyczne wykrywanie naruszeń norm jazdy i odpoczynku, co znacząco ułatwia zarządzanie flotą i ogranicza ryzyko sankcji administracyjnych.
Rozliczanie i kontrola czasu pracy
Rozliczanie czasu pracy kierowcy polega na porównaniu rzeczywistego czasu jazdy, odpoczynków i dyżurów z obowiązującymi normami prawnymi oraz stawkami wynagrodzenia. Podstawą rozliczenia są dane z tachografu cyfrowego, karty kierowcy i ewidencji prowadzonej przez pracodawcę. Na ich podstawie ustala się liczbę przepracowanych godzin, czas dyżuru, nadgodziny oraz dodatki z tytułu pracy w porze nocnej. Dane te muszą być spójne i zgodne z zapisami ustawy o czasie pracy kierowców oraz rozporządzeniem (WE) nr 561/2006.
Rozliczenia dokonuje się zazwyczaj co miesiąc, a w przypadku kierowców międzynarodowych – po każdym cyklu wyjazdowym. W procesie rozliczenia uwzględnia się również diety i ryczałty za noclegi, jeśli kierowca wykonuje przewozy poza miejscem zamieszkania. Nowoczesne systemy rozliczeniowe automatycznie generują raporty i wykresy naruszeń, wskazując przekroczenia czasu jazdy lub skrócenia odpoczynków.
Kontrola czasu pracy kierowcy jest jednym z głównych zadań Inspekcji Transportu Drogowego (ITD). Inspektorzy analizują dane pobrane z tachografów, karty kierowcy oraz dokumentacji ewidencyjnej. Weryfikują zgodność harmonogramu pracy z przepisami oraz prawidłowość rozliczania dyżurów i odpoczynków. Naruszenia mogą skutkować mandatami dla kierowcy, karami pieniężnymi dla przedsiębiorcy, a w skrajnych przypadkach – cofnięciem licencji transportowej.
Od 2026 roku, dzięki tachografom inteligentnym II generacji, kontrole ITD są coraz bardziej zautomatyzowane. Urządzenia te przekazują dane o przekroczeniach czasu jazdy w trybie zdalnym, co pozwala inspektorom wytypować pojazdy do kontroli jeszcze przed ich zatrzymaniem. Firmy, które stosują zintegrowane systemy ewidencji i rozliczania, mogą wcześniej wykrywać nieprawidłowości i unikać sankcji.
W praktyce skuteczne rozliczanie czasu pracy kierowcy wymaga współpracy działu kadr, dyspozytorów i samych kierowców. Przejrzyste zasady raportowania, regularna analiza danych i szkolenia z zakresu przepisów transportowych są najlepszym sposobem na zapewnienie zgodności z prawem i utrzymanie płynności operacyjnej przedsiębiorstwa.
Najczęstsze naruszenia i kary
Najczęstsze naruszenia przepisów o czasie pracy kierowcy dotyczą przekraczania limitów jazdy, braku wymaganych przerw oraz nieprawidłowego prowadzenia ewidencji.
Z danych Inspekcji Transportu Drogowego wynika, że w 2025 roku ponad 60% kontroli wykazało co najmniej jedno naruszenie związane z czasem pracy. Najczęściej odnotowywane nieprawidłowości to przekroczenie dobowego limitu jazdy ponad 9 godzin, brak 45-minutowej przerwy po 4,5 godzinach prowadzenia pojazdu oraz skracanie odpoczynków tygodniowych bez należnej rekompensaty.
Innym częstym naruszeniem jest fałszowanie danych tachografu – usuwanie lub modyfikacja zapisów, stosowanie tzw. „magnesów” oraz używanie cudzych kart kierowcy. Takie praktyki są traktowane jako poważne wykroczenia i mogą skutkować cofnięciem licencji transportowej, a nawet odpowiedzialnością karną.
Zgodnie z taryfikatorem ITD, wysokość kar administracyjnych w 2026 roku wynosi:
- do 2 000 zł dla kierowcy za przekroczenie dziennego czasu prowadzenia,
- do 3 000 zł za brak wymaganej przerwy lub odpoczynku,
- do 12 000 zł dla przedsiębiorcy za nieprawidłowe planowanie pracy lub fałszowanie ewidencji,
- do 5 000 zł za brak ewidencji czasu pracy lub odmowę jej okazania podczas kontroli.
Dodatkowo, każde naruszenie jest odnotowywane w systemie KREPTD (Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego), co wpływa na ocenę wiarygodności firmy i może skutkować ograniczeniem możliwości uzyskania nowych zezwoleń transportowych.
Aby uniknąć kar, przedsiębiorcy powinni stosować zintegrowane systemy monitoringu czasu pracy, które automatycznie analizują dane z tachografów i ostrzegają o możliwych naruszeniach. Regularne szkolenia kierowców i kontrola harmonogramów pracy również znacząco ograniczają ryzyko błędów i sankcji finansowych.
W 2026 roku rośnie znaczenie profilaktycznych audytów wewnętrznych, które pozwalają wykryć nieprawidłowości przed planowaną kontrolą ITD. Wdrażanie cyfrowych narzędzi ewidencyjnych i transparentna polityka rozliczania czasu pracy stają się standardem w nowoczesnych firmach transportowych.