Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców regulują odpowiednie przepisy prawa. To zadanie wymaga od nas skrupulatności oraz systematyczności jej prowadzenia. Rozliczenie czasu pracy kierowców zgodnie ze zmianami wprowadzonymi przez Pakiet Mobilności musi przebiegać prawidłowo, aby nie narażać pracodawcy na utratę dobrej reputacji, nie wspominając o karach finansowych czekających na nierzetelnych przewoźników.
Biuro:
e-mail: tachoscan@mbos.cc
Oferta rozliczania czasu pracy kierowców
Dlaczego warto właśnie nam powierzyć ewidencję czasu pracy kierowców? Jako firma zajmująca się rozliczaniem czasu pracy kierowców i obsługą firm transportowych od lat profesjonalnie i kreatywnie świadczymy usługi naszym klientom. Z naszej oferty skorzystało już ponad 5000 firm transportowych. Nasza firma jest na bieżąco ze stale zmieniającymi się przepisami oraz wykorzystujemy najlepsze na rynku programy do rozliczania czasu pracy kierowców z których korzysta również GITD.
Poniżej przedstawiamy szczegóły oferty:
Koszt miesięczny obsługi od jednego kierowcy pojazdu powyżej 3,5 tony wynosi 100 zł netto + VAT,
a zakres usługi obejmuje:
– Indywidualny opiekun (Państwa firma będzie miała przydzielonego indywidualnego
opiekuna)
– Weryfikacja poprawności czasów jazdy, pracy przerw i odpoczynków,
– Przygotowanie zestawienia naruszeń przepisów transportowych (ITD) z indywidualnym
komentarzem (co poprawić, na co zwrócić uwagę kierowcom),
– Weryfikacja ciągłości liczników pojazdów ,
– Raport terminowości odczytów danych cyfrowych,
– Zestawienie okresów, na które wymagane są zaświadczenia o dniach wolnych,
– Wykonanie indywidualnych kart ewidencji czasu pracy z podaniem godzin pracy,
nadgodzin, nocnych, dyżurów oraz wniosków o rekompensatę nadgodzin i pracy w dni wolne,
– Wyliczenie konkretnych kwot brutto do wypłaty należnych kierowcy za dany miesiąc ,za dni
pracy,
– Rozliczenie ewentualnych ryczałtów za nadgodziny, pracę w porze nocnej i dyżury,
– Rozliczenie płacy minimalnej w krajach UE
– Rozliczanie płacy sektorowej
– Rozliczenie podróży służbowych (delegacji)
– Aktualizacje dokumentów (poinformujemy o zmieniających się przepisach prawnych dot.
transportu)
– Odwołania (pomożemy przygotować pisma odwołujące się od nałożonych kar
administracyjnych)
– Przygotowanie i wsparcie w przypadku kontroli PIP i ITD (przygotujemy dokumenty
wymagane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Inspekcji Transportu Drogowego
oraz będziemy wspierać Państwa przez cały okres trwania kontroli)
Jakie dokumenty do potwierdzania czasu pracy kierowcy?
Ewidencja czasu pracy kierowców może odbywać się za pośrednictwem następujących narzędzi/dokumentów:
• tarcza (tachograf analogowy) – coraz czadziej stosowane;
• pliki oraz wydruki danych (tachograf cyfrowy);
• karta kierowcy – pliki oraz wydruki danych,
• inne dokumenty, które potwierdzają czas, a także rodzaj wykonywanej pracy.
W dobie cyfryzacji odchodzi się od stosowania tachografów analogowych, które wypiera tachograf cyfrowy. Skrupulatne prowadzenie rozliczenia czasu pracy kierowców to dość czasochłonne zajęcie, dlatego przewoźnicy coraz chętniej wspomagają się dostępnymi systemami do ewidencji czasu pracy.
Należy pamiętać, że prowadzenie ewidencji nie sprowadza się jedynie do zapisu czasów jazdy i postojów. To również kontrola innych czynników mających wpływ na ostateczne statystyki: nadgodziny i ich odbiory, a także wydłużenie czasu pracy (i jazdy) kierowcy. Cyfrowa ewidencja pozwala dodatkowo na generowanie dokładnych raportów w zaledwie parę chwil.
Ewidencja na podstawie pracy – co wchodzi w jej skład?
Co wchodzi w skład ewidencji na podstawie pracy? Poniżej najważniejsze punkty:
• ilość przepracowanych godzin;
• godzina rozpoczęcia/zakończenia pracy;
• godziny nadliczbowe;
• godziny pracy w trybie nocnym;
• dni wolne od pracy (należy zaznaczyć, z jakiego tytułu przypada dzień wolny);
• godzina rozpoczęcia/zakończenia dyżuru (z zaznaczeniem miejsca wykonywania dyżuru);
• liczba godzin dyżuru;
• rodzaj oraz wymiar usprawiedliwionych/nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• krajowe delegacje.
Niedawno wprowadzone zmiany umożliwiły także warunki zwolnienia z obowiązku prowadzenia rozliczenia czasu pracy kierowców w sytuacji, gdy otrzymują ryczałt za:
• godziny nocne;
• godziny „nadprogramowe” (nadgodziny).
Co ważne, powyższe dotyczy także osób pracujących w systemie zadaniowym.
Jak przebiega kontrola ewidencji czasu pracy kierowcy?
Należy nieustannie podkreślać, że zarówno na pracowniku (kierowcy), jak i pracodawcy spoczywa obowiązek skrupulatnego prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Jeśli do kontroli czasu pracy dojdzie w trakcie jazdy kierowcy, to on odpowiada za ewentualne naruszenia (np. niestosowanie przerw lub przekroczenie dobowego czasu pracy).
Gdyby taka kontrola miała miejsce w siedzibie przewoźnika, wówczas pracodawca musi przyjąć stosowną karę za nieścisłości lub rażące błędy w prowadzonych ewidencjach lub ich braku.
Warto także przypominać kierowcom, że w skład ich ewidencji czasu pracy wchodzi nie tylko sama jazda, ale także inne czynności wykonywane w trakcie wykonywania pracy, takie jak np.:
• nadzór nad załadunkiem/rozładunkiem;
• dbanie o utrzymanie czystości w pojeździe (szczególnie po zakończeniu pracy);
• obsługa pojazdów, przyczep;
• spedycja i inne prace administracyjne.
Dostępne systemy czasu pracy kierowców
Pracodawca może proponować kierowcom jeden z poniższych systemów pracy:
1. Podstawowy – przeciętnie 40 godzin tygodniowo: 5 dni po 8 godzin, przy okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące.
2. Równoważny – oferujący większe możliwości w zakresie planowania grafików.
3. Przerywany – stosowany w szczególnych i uzasadnionych przypadkach.
4. Mieszany (równoważny i przerywany).
5. Zadaniowy – wymaga uzasadnienia szczególną organizacją i rodzajem przewozów (rozliczenie za zadania, nie na podstawie czasu pracy).
Pakiet mobilności – jakie zmiany w zakresie ewidencji czasu pracy kierowcy?
Pakiet Mobilności wprowadził rewolucję w świecie przewoźników, zmiany te dotknęły między innymi transport międzynarodowy. Rozliczenie czasu pracy kierowców odbywa się głównie na podstawie rodzaju wykonywanej trasy zagranicznej, która ma bezpośredni wpływ na wysokość wynagrodzenia kierowcy w przypadku przejazdów typu cross-trade i kabotaż. Do wynagrodzenia kierowcy nie zalicza się przewozu bilateralnego oraz tranzytu.
Rozliczenie czasu pracy kierowcy międzynarodowego ujmuje minimalne wynagrodzenie obowiązujące w kraju, w którym kierowca będzie wykonywał swoją pracę. Praca za granicą nie jest już traktowana jako wyjazd służbowy, a więc kierowcom nie przysługują dodatki z tytułu podróży służbowych (nieopodatkowane i nieoskładkowane diety i ryczałty za noclegi).
Co ważne, ewidencja czasu pracy kierowcy musi być przechowywana przez okres 10 lat.
Raporty – ewidencja czasu pracy kierowcy
Oferowane systemy do generowania raportów umożliwiają skrupulatną i rzetelną ewidencję czasu pracy kierowców, uwzględniając oczywiście zmiany wprowadzone przez wdrożony Pakiet Mobilności.
Programy do ewidencji mogą prowadzić kontrolne raporty, służące do szybkiej weryfikacji czasu pracy kierowców. Wszelkie te rozwiązania mają wspomóc przewoźników w rzetelnej kontroli oraz rozliczeniu czasu pracy kierowców.
Dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego – jak często trzeba je wczytywać?
Dane z karty kierowcy należy wczytywać co najmniej raz na 28 dni, natomiast dane z tachografu cyfrowego – co najmniej raz na 90 dni. Rozporządzenie Ministra Transportu przewiduje także okoliczności rozszerzające, zezwalające na czytanie kart kierowcy poza standardową częstotliwością. Ma to miejsce np. w przypadku ustania stosunku pracy kierowcy przed zakończeniem umowy, utraty ważności jego karty oraz na wniosek uprawnionych jednostek kontrolnych.
Pracodawca ma obowiązek natychmiastowego pobrania danych z tachografu w następujących sytuacjach:
• przed przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi (także przekazanie trwałe);
• w przypadku awarii lub uszkodzenia tachografu, zezwalającego jednak na sczytanie danych;
• w przypadku wycofania pojazdu z użytkowania;
• do kontroli, na wniosek jednostki kontrolującej.
Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców
Pakiet Mobilności wprowadził od lutego 2022 roku możliwość przechowywania rozliczeń czasu pracy kierowców w formie papierowej lub elektronicznej. Ewidencja czasu pracy na wniosek kierowcy powinna być zawsze udostępniona przez pracodawcę.
Kierowca powinien mieć także dostęp do plików z tachografu cyfrowego, pobranych z karty kierowcy, a także innych dokumentów, które potwierdzają czas i rodzaj pracy wykonywanej przez niego – na wypadek kontroli w trakcie jazdy lub pełnienia innych czynności służbowych.
Zgodnie z przepisami, każdy pracownik powinien posiadać indywidualną kartę ewidencji czasu pracy. Czas gotowości do pracy (dyżury) również wlicza się jako czas pracy kierowcy zawodowego. Nie zapominajmy także o innych czynnikach typu godziny nadliczbowe, codzienna obsługa pojazdów, prace administracyjne itd.
Prowadzenie ewidencji – o czym pamiętać?
Warto na bieżąco śledzić zmiany przepisów dotyczące rozliczenia czasu pracy kierowców, zwłaszcza w ujęciu Pakietu Mobilności, który opisuje zmiany np. związane z dopuszczalnymi godzinami pracy w porze nocnej. Należy mieć na uwadze, że obecnie praca w godzinach nocnych liczona jest pomiędzy odpoczynkami: dwoma dziennymi oraz dziennym i tygodniowym.
Miejmy na uwadze, że ewidencję czasu pracy kierowców powinno się także prowadzić w przypadku osób otrzymujących ryczałt. Warto podkreślić, że rozliczenie czasu pracy kierowców obejmuje nie tylko samą jazdę i postoje, ale i szereg innych czynności wykonywanych w trakcie pracy (oraz gotowości do pracy).
Jak ewidencjonowane są nieusprawiedliwione postoje w czasie jazdy?
Ważna informacja – wdrożony Pakiet Mobilności wyraźnie podkreśla że, zarówno kierowca jak i pracodawca powinni pamiętać, iż wszelkie nieusprawiedliwione postoje w czasie jazdy nie wliczają się do rozliczenia czasu pracy kierowcy.
Dodatkowo, wszelkie tego typu „odstępstwa” kierowca powinien uzasadnić w sposób szczegółowy – przed wszystkim do celów kontrolnych
Biuro:
e-mail: tachoscan@mbos.cc